Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği ile Getirilen Düzenlemeler

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu veya istisna kapsamında yapılacak ihale, doğrudan temin ve bunlara ilişkin sözleşme süreçlerindeki işlemlerin Elektronik Kamu Alımları Platformu (“EKAP”) üzerinden gerçekleştirilmesine yönelik usul ve esasları içeren Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği (“Yönetmelik”), 18 Mayıs 2024 Tarihli ve 32550 Sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.[1]

15 Ocak 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olan Yönetmelik ile 25/2/2011 tarihli ve 27857 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği yürürlükten kaldırılacaktır.[2]

Yönetmelik ile getirilen düzenlemeler aşağıda kısaca açıklanmıştır.

 

İhaleye katılım belgesi nedir?

Bilindiği üzere, başvuru veya tekliflerin gönderilmesinde e-teklif kullanılmaktadır. Yönetmelik ile, e-tekliflerin; başvuru/teklif mektubu ile idari şartname düzenlemeleri esas alınarak oluşturulan ihaleye katılım belgesi ve diğer ekler kullanılarak hazırlanacağı ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderileceği düzenlenmiştir.

Bu noktada, ihaleye katılım belgesinin açıklanması gerekmektedir.

İhaleye katılım belgesi, istekli olabilecekler tarafından, ihalede istenen katılım ve yeterlik kriterlerinin sağlandığını göstermek ve varsa fiyat dışı unsurların değerlendirilmesinde kullanılmak üzere EKAP’ta hazırlanan belgedir.

İhaleye katılım belgesinin hazırlanmasında; doğrudan EKAP’ta oluşturulan, entegrasyonlar aracılığıyla erişilen ve bunlar dışında kalan ve  uygulama yönetmeliğinin belgelerin sunuluş şekline ilişkin hükümlerine uygun olarak EKAP’a yüklenen bilgi ve belgeler kullanılacaktır.

Entegrasyonlardan kaynaklanan teknik sorunlar nedeniyle gerekli bilgi ve belgelere ulaşılamaması durumunda bunlara ilişkin belgeler de EKAP’a yüklenecektir.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nde olduğu gibi; aday ve istekliler, bilgi ve belgelerin tam, doğru ve güncel olmasını sağlamakla yükümlüdür.

Ortak girişimlerde, ihaleye katılım belgesi her bir ortak tarafından ayrı ayrı hazırlanacak ve başvuru/teklif ortakların tamamı tarafından imzalanacaktır.

Kısmi teklife açık ihalelerde, ihaleye katılım belgesi kısım bazında belirlenen yeterlik kriterleri dikkate alınarak hazırlanacaktır.

Tekliflerin gönderilebilmesi için ihaleye katılım belgesindeki zorunlu alanların doldurulması ve geçici teminat tutarının yeterli olması gerekmektedir.

 

Başvuru ve/veya tekliflerin değerlendirilmesi ile ihalenin karara bağlanması sürecine ilişkin getirilen düzenlemeler nelerdir?

Başvuru ve/veya tekliflerin değerlendirilmesi de idari şartname düzenlemeleri çerçevesinde ihaleye katılım belgesine aktarılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılacaktır.

İhaleye katılım belgesine aktarılan bilgi ve belgelerden; entegrasyonlar aracılığıyla veya EKAP ya da diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden erişilebilenlerin teyit işlemi gerçekleştirilecektir. Doğrudan EKAP’ta oluşturulmayan ve entegrasyonlar aracılığıyla erişilmeyen belgeler kapsamında ihaleye katılım belgesine aktarılan belgelerden teyit edilemeyenler bu haliyle değerlendirmeye esas alınacak ve ihtiyaç duyulması hali hariç bu belgelerin fiziki olarak sunulması istenmeyecektir.

 

Aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin getirilen düzenleme nedir?

Teklif değerlendirmesi sonucunda teklifi geçerli olduğu tespit edilen isteklilerden aşırı düşük teklif açıklamaları istenecektir. İstekliler tarafından aşırı düşük teklif açıklamaları EKAP üzerinden e-imza ile imzalanmak suretiyle gönderilecektir.

Aşırı düşük teklif açıklamalarını EKAP üzerinden sunmayan veya sunduğu açıklamaları uygun bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilecektir. Açıklama kapsamında yüklenen belgeler bu haliyle değerlendirmeye esas alınacak ve ihtiyaç duyulması hali hariç bu belgelerin fiziki olarak sunulması istenmeyecektir.

Fiziki olarak sunulması istenilen belgeleri verilen makul süre içinde sunmayan veya belgelerin sunuluş şekline aykırı sunan istekliler ile yüklenen belgelerden farklı bir belge sunan isteklilerin teklifleri reddedilerek geçici teminatları gelir kaydedilecektir.

 

Numune/demonstrasyon istenen ihalelere ilişkin getirilen düzenleme nedir?

Numune/demonstrasyon istenen ihalelerde numune/demonstrasyon değerlendirmesi ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci olması öngörülen teklifler için yapılacaktır.

Numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilecektir.

Tekliflerin değerlendirilmesi süreci ve bu süreçte ihalelere katılmaktan yasaklama yaptırımını doğuran nedenlere ilişkin getirilen düzenlemeler nelerdir?

Değerlendirme işlemlerine, ekonomik açıdan en avantajlı teklif ile belirlenecek ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif tespit edilinceye kadar devam edilecektir.

Tekliflerin değerlendirilmesi sonucunda katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan istekliler ile numune/demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacak ve bu tekliflerin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri kaydedilerek EKAP üzerinden ihale komisyonu kararı oluşturulacaktır.

Numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmemesi, fiziki olarak sunulması istenen belgelerin verilen makul süre içinde sunulmaması, belgelerin sunuluş şekline aykırı sunulması, yüklenen belgelerden farklı bir belge sunulması; ihale kararını etkileyecek davranış olarak kabul edilecek ve bu davranışlarda bulunan istekliler hakkında ihalelere katılmaktan yasaklama kararı tesis edilecektir.

 

Sözleşmenin imzalanması ve sonuç ilanı ile EKAP üzerinden gerçekleştirilecek sözleşme işlemlerine ilişkin getirilen düzenlemeler nelerdir?

Sözleşmeye davet EKAP üzerinden yapılacaktır. Sözleşme imzalanmadan önce sunulması gereken belgeler, sözleşmeye davet edilen istekli tarafından davet yazısının tebliğ tarihini izleyen on gün içinde EKAP üzerinden e-imza ile imzalanmak suretiyle gönderilecektir.

Sözleşme imzalanmadan önce sunulması gereken belgelerden EKAP’tan veya entegrasyonlar aracılığıyla erişilemeyenler ilgili uygulama yönetmeliğinin belgelerin sunuluş şekline uygun olarak EKAP’a yüklenecektir.

Sözleşme, taraflarca EKAP üzerinden e-imza ile imzalanacak ve sonuç ilanı EKAP’ta ve Kamu İhale Bülteninde yayımlanacaktır.

Öte yandan, sözleşme imzalandıktan sonra aşağıdaki yer alan işlemlerin EKAP üzerinden gerçekleştirileceği düzenlenmiştir:

Yer teslim tutanağının düzenlenmesi/yüklenmesi,

Teknik personel bildirimi ve onayı.

Revize programlar dâhil iş programı başvuruları ve bunlara ilişkin onaylar.

Alt yüklenici onay başvurusu ve onayı ile alt yüklenici sözleşmesinin yüklenmesi.

Proje değişikliği, iş artışı ve iş eksilişi onayları.

Süre uzatımı başvuru ve onayları.

Mücbir sebep başvuru ve onayları.

Rapor ve teknik doküman onay başvurusu ve onayı.

Yeni birim fiyat ve revize birim fiyat işlemleri.

Fiyat farkı hesap işlemleri.

Hakediş başvuruları, hakediş raporlarının düzenlenmesi ve onaylanması, ihtirazi kayıt ve kesin hesap işlemleri.

Denetim, ara denetim ve kontrol teşkilatı görevlendirmelerine ilişkin onaylar ile cezalar dâhil yapılacak işlemlere ilişkin belge ve tutanakların düzenlenmesi.

Kabul başvuruları, muayene ve kabul komisyonlarının oluşturulması, muayene ve kabul sürecinde yapılacak işlemlere ilişkin belge ve tutanakların düzenlenmesi.

Ek kesin teminatların alınması, kesin ve ek kesin teminatların iadesine ilişkin işlemler.

Sigorta poliçelerinin yüklenmesi.

Sözleşme devir başvuruları ve onayları.

Sözleşme fesih ve tasfiye işlemleri.

Kurum tarafından belirlenecek diğer işlemler.

 

İstisna kapsamındaki ihalelere ilişkin getirilen düzenlemeler nelerdir?

Yönetmelik ile, istisna kapsamındaki ihalelerin EKAP’a kaydedilerek istisnalara ilişkin ihale kayıt numarası (İSKN) alınması, ihale üzerinde kalan istekli için yasaklılık teyidi yapılması ve ihale sonucuna ilişkin bilgilerin en geç on beş gün içinde Kuruma bildirilmesi zorunlu hale getirilmiştir.

İstisna kapsamında yapılan ihalelerde; onay belgesi, yaklaşık maliyet, ilan/davet, ihale dokümanının yüklenmesi, fiyat tekliflerinin kaydı, e-teklif, e-eksiltme, teminat, sözleşme işlemleri, bildirim ve tebligatlar ile benzeri hususlara ilişkin işlemlerden Kamu İhale Kurumunca belirlenenler EKAP üzerinden yürütülecektir.

 

Doğrudan temin işlemlerine ilişkin getirilen düzenlemeler nelerdir?

Yönetmelik ile, doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımların EKAP’a kaydedilerek doğrudan temin kayıt numarası (DTN) alınması ve alım sonucuna ilişkin bilgilerin en geç alımın yapıldığı ayı takip eden ayın onuncu gününe kadar Kuruma bildirilmesi zorunlu hale getirilmiştir.

Doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımlarda; onay belgesi, piyasa fiyat araştırması, ilan/davet, dokümanın (şartname, sözleşme taslağı ve benzeri belgeler) yüklenmesi, fiyat tekliflerinin kaydı, e-teklif, e-eksiltme, teminat, sözleşme işlemleri, bildirim ve tebligatlar ile benzeri hususlara ilişkin işlemlerden Kamu İhale Kurumunca belirlenenler EKAP üzerinden yürütülecektir.

 

Yönetmeliğin yürürlük tarihi ve başlamış olan ihalelere etkisi nedir?

Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce ilanı veya yazılı olarak duyurusu yapılmış olan ihaleler, ilanın veya duyurunun yapıldığı tarihte yürürlükte olan hükümlere göre sonuçlandırılacaktır.

Öte yandan, Yönetmeliğin EKAP üzerinden gerçekleştirilecek sözleşme işlemlerine ilişkin maddesi ve belli istekliler arasında ihale usulü ve açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması, ihalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması ve ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi halinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelerde; e-tekliflerin hazırlanması, gönderilmesi, açılması, değerlendirilmesi ile ihalenin karara bağlanması ve sözleşmenin imzalanmasına ilişkin hükümleri, gerekli teknik altyapının tamamlanması üzerine Kurum tarafından belirlenerek resmî internet sayfasında duyurulacak tarihe kadar uygulanmayacaktır.

Kamu İhale Kurumu, EKAP üzerinden gerçekleştirilecek sözleşme işlemlerinin uygulanmaya başlanacağı tarihleri ayrı ayrı belirlemeye yetkilidir. Söz konusu işlemlerin uygulanmaya başlanacağı tarihe kadar idareler tarafından; ilk sözleşme bedeli, ek sözleşme bedeli, toplam sözleşme bedeli, iş bitim tarihi, kabul tarihi, hesaplanan fiyat farkı tutarları, hakediş ödemelerine esas sözleşme fiyatları ile yapılan iş/hizmet tutarları, mal alımlarında sözleşme fiyatları ile ödenen tutarlar, sözleşme devredilmişse devir bilgileri ile feshedilmiş ise fesih bilgilerinin EKAP’a kaydedilmeye devam edilmesi zorunludur.

Hükümlerini Kamu İhale Kurumu Başkanının yürüteceği Yönetmelik, 15 Ocak 2025 tarihinde yürürlüğe girecek ve Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’ni yürürlükten kaldıracaktır.