4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında, pazarlık usulü istisnai bir usul olup, ancak Kanunda belirtilen durumların açık biçimde ortaya çıkması durumunda başvurulabilecektir. Altı farklı durumda pazarlık usulüyle ihale yapılabilir.
a) Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması: Bu koşulun kullanılması için temel ihale usulleriyle yapılan bir ihalede hiç teklif sunulmaması gerekmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken konu, Kanunun geçerli tekliften değil sadece tekliften söz etmesidir. Dolayısıyla herhangi bir ihalenin geçerli teklif bulunmaması dolayısıyla iptal edilmesi durumunda pazarlık usulünü kullanmak mümkün değildir. Teklifin ne anlama geldiği Kanunun 4’üncü maddesinde tanımlanmıştır. Buna göre yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgiler teklif olarak adlandırılmaktadır. Bu nedenle de ihale sürecinde tanımdaki unsurları içeren dosyalar teklif olarak kabul edilmelidir. Öte yandan sunulan dosyalarda teklif mektubu gibi asli bir belgenin yer almaması durumunda tekliften söz edilemeyecektir.
b) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması: Bu koşulda iki farklı durum düzenlenmiştir. Bunlardan ilki ani ve beklenmeyen durum, ikincisi de idare tarafından önceden öngörülemeyen durumdur. İlk durumun açıklamaları Kanunda bulunmakta ve örneklendirilmektedir. Örneğin deprem gibi bir doğal afetin varlığı halinde pazarlık usulüne başvurma koşulunun oluştuğu kuşkusuzdur. İdare tarafından önceden öngörülemeyen durumlar ise daha fazla yoruma muhtaç bir koşuldur. Bu durumu değerlendirirken idarenin gündelik faaliyetleri çerçevesinde atipik veya hizmetin olağan işleyişine aykırı bir gerekçenin varlığını aramak gerekmektedir. Örneğin bir kanun hükmünde kararname ile idare bünyesine fazladan personel katılmasıyla yemek ihtiyacının ortaya çıkması bu şekilde değerlendirilebilir. Ancak idarenin yılın başında istihdam edeceği belli olan personelin yılın ortasında işe başlaması durumunda aynı yorumu yapmak mümkün değildir.
Bu bende 2018 yılında eklenen bir ibare ile “özellik arz eden yapım işleri” de kapsama alınmıştır. Ancak anılan ibarenin açık bir düzenleme olmadığı söylenebilir.
Son olarak, yerleşik Danıştay içtihadına göre bent kapsamında tespit edilen bütün koşulların “ivedilik” şartıyla birlikte gerçekleşmesi gerekmektedir. Aksi takdirde ihale usulü tespiti hukuka aykırı olacaktır.
c) Savunma ve güvenlikle ilgili özel durumların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması: Bu bentteki vurgu noktası ivediliktir. Daha açık bir ifadeyle idarelerin savunma güvenlikle ilgili özel durumlarının varlığı (c) bendinin kullanılması için yeterli olmayıp aynı zamanda acilen ihtiyacın karşılanması da gerekmektedir.
d) İhalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması: İdarenin ihtiyacı kimi durumlarda piyasada hazır biçimde bulunan ürünlerden olmayabilir. Bu durumunda özel bir imalat süreci ya da hizmet sunum yönteminin tercih edilmesi gerekmektedir. İdare tarafından böyle gerekçelerin tespit edilmesi durumunda pazarlık usulü ihale kullanılabilir.
e) İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi: İhale sürecinde idarelerin ihtiyaçlarını açık olarak belirlemeleri ve ihale dokümanına bu durumu yazmaları temel bir ihale hukuku kuralıdır. Bunun tek istisnası ise Kanunun 21 inci maddesinin (e) bendi kapsamında yapılan alımlardır. Bu tür işler dört aşamada yapılmaktadır. Buna göre öncelikle yeterlikleri tespit edilen adaylar belirlenir ve bu kişilerle fiyat hariç teknik konular ve gerçekleştirme yöntemlerine ilişkin teklif alınır. İdare bu teklifi sunan ve yeterliği bulunan her istekli ile görüşerek alımın teknik koşullarını oluşturur. Daha sonra, gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerin alınır. Son aşamada isteklilerden bir önceki aşamada alınan fiyatları geçmemek üzere son fiyatları istenerek ihale sonuçlandırılır.
f) İdarelerin yaklaşık maliyeti ellimilyar Türk Lirasına (2022 yılı için 728.072,- TL) kadar olan mamul mal, malzeme veya hizmet alımları: Kanunda belirtilen ve Kamu İhale Kurumu tarafından yıllık güncellenen bedelin altında yaklaşık maliyeti bulunan ihtiyaçlar için pazarlık usulü ihale yapmak mümkündür. Burada dikkat edilmesi gereken temel konu, yapım işleri ile özel imalat süreci gerektiren mal alımlarının bu kapsamda yapılamayacağıdır.
Pazarlık usulüyle ihale ilanlı veya ilansız olarak yapılabilir. Yukarıda belirtilen durumlardan (b), (c), (f) bentlerine yönelik ilan yapıp yapmamak konusunda idarelerin takdir yetkileri vardır. Öte yandan (a), (d), (e) bentlerine göre yapılacak alımlarda, ilan yapılması zorunludur. İlansız pazarlık yönteminde en az üç isteklinin daveti zorunludur. Kanun davetten söz ettiği için en az üç geçerli teklif aramak zorunlu değildir.
İlan yapılmayan ihalelerde idarenin ihale dokümanını sadece davet edilecek isteklilere satacağı Kanunda yer alan bir kuraldır. 6358 sayılı Kanunun 28’inci maddesiyle, ilan yapılmayan ihalelerde, ihale dokümanı sadece idare tarafından davet edilenlere satılır hükmü nedeniyle herhangi bir şekilde ihaleden haberdar olan ancak idare tarafından davet edilmeyen kişilere doküman satılması ve dolayısıyla teklif alınması hukuken mümkün değildir.
İlansız pazarlığın mümkün olduğu mal alımlarında, malın sözleşme yapma süresi içinde teslim edilmesi ve bunun idarece uygun bulunması halinde, sözleşme yapılması ve kesin teminat alınması zorunlu değildir. Ancak idareler sözleşme ve teminat hükümlerini uygulayabilirler.